Rostoucí složitost

Shrnutí: Rostoucí složitost se může stát vážným problémem, pokud nepozorovaně dospěje až do stadia, kdy vám svazuje ruce. Takovou situaci lze většinou včas předvídat a snadněji řešit s předstihem.

Čas od času se setkávám se situací, kdy se jednotlivci nebo organizace dostávají do vážných problémů kvůli něčemu, co bych pro účely tohoto článku nazval jako rostoucí složitost. Složitost nemusí být problémem, pokud spolu s ní roste dostatečně i naše schopnost ji zvládat, např. díky průběžně získaným zkušenostem.

Začíná-li nám však situace přerůstat přes hlavu, je vhodné vypořádat se s takovou situací co nejdříve. Řešení s předstihem pak často stojí jen zlomek úsilí, které by bylo nutné vynaložit na pozdější řešení problému.

Jak včas poznat problémy s rostoucí složitostí

Výše zmíněné problémy bývají často důsledkem stále přibývajícího objemu práce nebo narůstajícího množství něčeho, co je předmětem vaší činnosti. Stejně tak se mohou vyskytnout, řešíte-li jedinečnou situaci nebo úkol, se kterým zatím nemáte zkušenosti.

Dobrým indikátorem bývá pocit, že vám nějaká opakující se činnost svazuje ruce, nebo když se něco stává nepřehledným, či hůře použitelným. Zde už situace za daného stavu může narážet na meze vašich sil, nebo schopností. V takovém případě je třeba posoudit, zda jde o dočasnou zvládnutelnou situaci, nebo o dlouhodobý trend. Ke správnému posouzení je však nutné mít určitý nadhled, což není snadné, pokud je už člověk zavalen prací.

Jako příklady uvádím následující situace:

• vedení malé rostoucí firmy je natolik vytíženo běžnou prací na zakázkách, že firmě chybí skutečné řízení reagující na změny v okolí i ve firmě samotné
• položky seznamu nebo katalogu narostly do takového objemu, že stávající systém jejich třídění je nedostatečný a nepřehledný
• řízení složitého projektu se vymyká kontrole a práce probíhají jen ze setrvačnosti nebo chaoticky
• firma i počet zaměstnanců roste a kvůli tomu má interní účetní problém zvládat všechnu svou práci, kterou dříve dělal bezvadně

Nápravné kroky

Uvědomit si, že máte problém a že je nutné vystoupit z vyjetých kolejí je první důležitý krok při hledání nápravy.

Obecné řešení nelze doporučit a je třeba postupovat podle konkrétní situace. Ačkoliv jednou z nejlepších věcí bývá požádat někoho o pomoc, osoba s problémem toto může zbytečně brát jako přiznání vlastního selhání a má tendence pracovat ještě tvrději a usilovněji. Toto chování sice může pomoci u krátkodobých problémů, jinak s sebou ovšem nese riziko postupně degradujících výkonů a v případě přepracování krizi ještě nadále prohlubuje.

Všeobecně lze říci, že řešení bude spadat do některé z následujících kategorií, které jsou níže rozepsány a lze je brát jako obecné vodítko:

• systematičnost
• zkušenost a intuice
• zjednodušení

Každé řešení přitom bude nejspíše kombinací výše uvedených přístupů.

Systematičnost

Vytvoření lepšího a průhlednějšího systému je vhodné hlavně pro organizace, ale např. pro uchovávání a zpřehlednění informací jej využijí i jednotlivci. V podstatě jde o vytvoření určitých pravidel práce, jejichž dodržování zabezpečí požadovaný výsledek.

Charakteristikou tohoto přístupu je, že po zaškolení je schopna v systému spolupracovat i nová osoba, které lze např. přidělit část odpovědnosti za určitý úsek v procesu apod. Vypomoci může i částečná automatizace řešení.

Vytvoření a zavedení kvalitního nového systému může trvat delší dobu, ale výsledek může potom spolehlivě sloužit řadu let.

Důležitá je také nízká režie nalezeného řešení. Lepší organizace a řízení si vyžádá nějakou práci navíc, ale důležité je dbát na to, aby systém nevytvářel zbytečnou byrokracii a papírování.

Zkušenosti a intuice

Získání dostatečných zkušeností a intuice, které by vám pomohly složitou situaci zvládnout, může trvat řadu let. Pokud o blížícím se problému víte, můžete se na situaci připravit a už s předstihem sbírat zkušenosti, studovat problematiku apod.

V časové tísni pak máte možnost vyhledat pomoc nebo radu u někoho zkušenějšího, ať už je to jakoukoliv formou: hledáním na internetu, čtením článků, u známého, či pomocí externího konzultanta. Má-li již někdo s vaším problémem zkušenosti, velmi to urychlí hledání vhodného řešení.

Zjednodušení

Zjednodušení je přirozeným principem, jak bojovat s rostoucí složitostí. Uplatnit jej lze jak na samotný problém, tak na vaši účast při jeho zvládání. Zjednodušení problému však nemusí být v některých případech možné a pokud ano, pak jen za cenu zvýšeného rizika, např. kvůli legislativě.

Ukázky zjednodušení:

• omezení nepodstatných prvků nebo aktivit, které problém komplikují
• soustředění se pouze na jádro věci
• delegování odpovědnosti na jinou kompetentní osobu; např. nový zaměstnanec, outsourcing
• žádost o radu či pomoc

Včasnost, ráznost, odvaha

Některé změny jsou přirozenou součástí vývoje, kterým není dobré se bránit. I případná blížící se krize není nutně negativní věcí, je možno ji vnímat také jako příležitost pro změnu k lepšímu a elegantnějšímu řešení. Nejdůležitější je však nenechat situaci zbytečně přerůst do krizové situace a včas nalézt vhodná opatření.