Vzdělávání v projektovém řízení

Shrnutí: Řízení projektů vyžaduje mnoho dílčích dovedností, které je vhodné osvojovat si průběžně a s dostatečným předstihem. Pro přípravu na řízení náročnějších projektů se nabízí několik základních forem vzdělávání, z nichž každá má své místo při výběru optimální skladby osobní přípravy.

Představte si, že jste čerstvý absolvent, který právě dokončil střední či vysokou školu. Nějakým zázrakem jste se dozvěděli, že za 7 let dostanete za úkol vést jako pravá ruka ředitele zásadní reorganizaci firmy, která by měla trvat cca 2 roky, obnášet její stěhování, obměnu 35 % zaměstnanců, vnitřní změnu organizačních útvarů firmy a zavedení nové výrobní technologie. Nevíte, o kterou firmu půjde, seznámíte se s ní půl roku před zahájením tohoto projektu. Případně si klidně představte jiný projekt, který by pro vás byl nyní organizačně velmi těžký. Jaké formy vzdělávání byste pro svou přípravu zvolili, aby nadcházející projekt dopadl co nejlépe?

Tento článek se zaměří na možnosti vzdělávání. Pro zvládnutí řízení jakéhokoliv projektu potřebujete mít jednak alespoň částečnou znalost oboru a dále také znát a ovládat všeobecně uplatnitelné postupy projektového řízení. Pokud jsou splněny ostatní nutné podmínky, tj. máte dostupné zdroje, lidi apod., potom platí následující rovnice:

obecná schopnost řídit projekty + znalost oboru = schopnost uřídit konkrétní projekt

Znalost oboru pro tento článek není důležitá. Schopnost řídit projekty je do určité míry daná osobními dispozicemi, vrozeným charakterem apod., každý ji však může ještě rozvinout a dosahovat lepších výsledků. Podívejme se proto na možnosti osobního rozvoje v projektovém řízení.

Formy vzdělávání

Mezi nejčastější formy vzdělávání a rozvoje v projektovém řízení můžeme zařadit tyto:

• Školy (vysoké, střední, základní)
• Kurzy, tréninky
• Samostudium
• Vlastní zkušenost
• Osobní rádce, kouč, mentor
• Semináře, workshopy, konference

Následuje podrobnější popis jednotlivých forem:

• Školy (zejména vysoké, částečně i střední a základní) často vyučují základy řízení projektů nebo výuku formou projektů. Školní lektoři nemají vždy dostatek zkušenosti z praxe a zároveň široký rozhled o teorii, což však při výuce základů nemusí být takový problém. Výhodou je, že pololetní nebo roční délka rozsahu předmětu umožňuje účast na reálném projektu a vyzkoušení dovedností v praxi. Tato výhoda je však málokdy plně využita, ať už vinou školy, vyučujícího či nezájmu studentů.
• Kurzy či tréninky jsou jednou z nejčastějších forem vzdělávání, zejména pro firemní sféru. Většinou mají formu dvou či vícedenního intenzivního setkání, kdy lektor či trenér předá účastníkům v dobře připravené a přehledné formě ty nejdůležitější informace a zkušenosti. Zároveň s nimi procvičí klíčové dovednosti. Ačkoliv v jádru doporučení se většina trenérů projektového řízení shodne, přesto se mohou velmi důrazně lišit v oblastech, na které kladou důraz a kam doporučují zaměřit pozornost. Kvalitní lektor účastníkům dodá právě tolik informací, kolik jsou schopni vstřebat a neodvede jejich pozornost ke zřídka využívaným technikám. I proto je dobré, když jsou kurzy členěny do několika úrovní a modulů, které se vzájemně doplňují a je z nich pak možno poskládat optimální skladbu pro rozvoj účastníka podle jeho individuálních potřeb a typu projektů, na kterých se podílí.
• Samostudium je asi časově nejnáročnější formou studia, ale zároveň může pomoci dosáhnout mnohem hlubšího vhledu do problematiky. Zatímco u konzultantů, trenérů a lektorů je samostudium nezbytností, projektový manažer by tuto formu měl využít, pokud si např. potřebuje sjednotit poznatky a přístupy ze dvou různých školení apod. Dobré teoretické základy by měly být také jednou z nutných podmínek pro osobu odpovídající za nastavení prostředí pro řízení portfolia projektů ve firmě, pokud si tedy nezajistí dostatečně kvalitní poradenství.
• Vlastní zkušenost má v osobním vzdělávání naprosto nezastupitelné místo. Sbírání zkušeností na méně náročných projektech by mělo předcházet řízení jakéhokoli náročného projektu. Vyhledávejte cíleně řízení zvládnutelných projektů, osvojujte si užitečné dovednosti a doplňte je znalostí alespoň základní teorie. To je jedna z nejlepších cest, jak se připravit i na náročné projekty.
• Osobní rádce, kouč nebo mentor může velmi urychlit proces vašeho vzdělávání a přípravy. Máte-li takového staršího kolegu nebo známého, na kterého se můžete obrátit, dozvíte se od něj nejen to, jak projekty vede on, ale i mnoho oborových specifik. Pokud se domníváte, že váš zkušenější rádce má sice mnoho osobních zkušeností s projekty, ale sám je neřídí úplně optimálně, je vhodné doplnit jeho rady např. absolvováním kurzu nebo samostudiem.
• Semináře, workshopy a konference nejsou podle mě v začátcích nejpřínosnějším způsobem přípravy na řízení projektů. Často se zabývají dílčí problematikou, které bývá věnována více či méně odborná diskuze. Naopak velmi přínosná je tato forma pro lidi, kteří už nějaké teoretické základy mají a tady si je mohou prohloubit nebo porovnat odlišnosti různých přístupů.

Kdo se vzdělává

Vezmeme-li jako příklad účastníky školení, můžeme tam najít lidi s odlišným pozadím a zkušenostmi:

• lidé, které tento obor zajímá a chtějí s předstihem zvládnout základy
• lidé z praxe, kteří o teorii nikdy neslyšeli (které často poslal jejich šéf)
• lidé, kteří se potřebují narychlo připravit na náročný projekt
• lidé, kteří projekty přímo neřídí, ale např. je spíše zadávají apod.

Samozřejmě, že všichni tito lidé budou mít trochu odlišné potřeby. Je proto vhodné, když se podaří obsah školení či tréninku přizpůsobit co nejvíce na míru konkrétním účastníkům.

Dalším faktorem, který ovlivní výběr formy vzdělávání je také motivace studujícího. Asi primárním cílem by mělo být, aby vaše projekty byly úspěšnější. To se pak může odrazit například ve spokojenějších zákaznících, vyšší sebedůvěře, je možno si potom také stanovit vyšší cíle. Na osobní úrovni ale může být zájmem studujícího např. také certifikace, zvýšení platu, povýšení, zvýšení prestiže apod. Potom si může vybrat takovou formu, která směřuje i získání formálního stvrzení jeho dovedností.

Co se učit?

V projektovém řízení se slučuje mnoho různých disciplín. Na jednu stranu je nutné ovládat mnoho měkkých dovedností – dobře komunikovat, motivovat a řídit lidi, zvládat konflikty, vyjednávat, řídit diskuzi atp. Na druhou stranu je nutné řídit samotný projekt, což obvykle vyžaduje jeho plánování, monitorování, zvládnutí specifik projektů oproti jiné manažerské práci apod. V neposlední řadě je velmi užitečná znalost smluv, financí, podpůrného softwaru a dalších dílčích oblastí.

Ačkoliv existuje mnoho různých přístupů k řízení projektů, které se někdy i výrazně liší, přesto existuje jakási obecná doporučovaná praxe. V té se shodují např. hlavní standardy organizací IPMA a PMI. Jádro této obecně doporučované praxe se určitě vyplatí znát. Výhodné je začít spíše u kvalitních jednodušších návodů, které nabízí základní rady a po jejich osvojení na nich postupně dále stavět. Takový jednoduchý návod může poskytnout např. kvalitní školení nebo kniha.

Výhoda brzkých začátků

Právě proto, že je při řízení projektů zapotřebí tolik různých dovedností, je rozhodně výhodou začít co nejdříve v jejich postupném osvojování. Není přitom důležité, jestli začnete např. pořádáním celodenních her na letním táboře nebo jednoduchými projekty ve své první práci. Tímto způsobem si lze vlastně i brzy vyzkoušet, jestli vás tato práce vlastně baví a chtěli byste ji dělat i do budoucna.

Není reálné očekávat, že se naučíte řídit projekty až u svého prvního důležitého projektu. To bylo jako spoléhat se, že se naučíte jazyk těsně před svou první schůzkou s důležitým zahraničním obchodním partnerem. I v takovém případě se vyplatí absolvovat nějaký kurz, ale zejména hlavně v úvodní fázi se poradit s kvalitním konzultantem, který pomůže projekt už na začátku vhodně nastavit a rozběhnout.