Ing. Mira Vlach - projektové řízení, informatika a marketing

Ing. Mira Vlach > Články > Rychle, levně, kvalitně

Rychle, levně, kvalitně

14. 7. 2011, napsal Ing. Mira Vlach:

Shrnutí: Jde vám v projektu především o peníze, čas nebo kvalitu? Zadavatel projektu bude rozhodně trvat na tom, že všechny tři aspekty projektu musí být naplněny. Ale někdy si musíte vybrat a dát něčemu přednost – kulatý čtverec prostě mít nemůžete. Styl řízení auta umožňuje dobré srovnání se styly řízení projektu a může vás přivést k zamyšlení, jak vaše priority ovlivňují projekty, které řídíte. A jak moc jste s těmito omezeními pevně svázáni?

Nové auto, které jsme se ženou před rokem a půl koupili, je už dobře zajeté. I když jsem s ním jinak spokojený, průměrná kombinovaná spotřeba kolem 9 litrů na 100 km mi moc radost nedělá. A protože často jezdím pracovně stejnou trasu, začal jsem experimentovat se spotřebou.

Před každou jízdou teď vynuluju ukazatel průměrné spotřeby a potom sleduju, na jakou hodnotu se s daným stylem jízdy dostanu. A rozdíly ve spotřebě jsou v závislosti na stylu jízdy opravdu velké. Tu samou trasu se mi podařilo jet s průměrnou spotřebou od 6,2 l/100km do 9,5 l/100 km. A to už je na stejné trase opravdu velký rozdíl! Bylo by možné podobných úspor dosáhnout i u vašeho projektu? Zkusme se nad tím společně zamyslet.

Podívejme se ale nejdříve na to, jak vypadají některé možné styly jízdy v autě:

Velmi podobné je to i u projektů, kde můžeme cíl definovat pomocí trojimperativu (angl. triple constraint) s omezeními v čase, nákladech a výsledku. Tyto tři aspekty projektu se vzájemně ovlivňují a vy ho musíte většinou řídit tak, abyste zůstali v mezích těchto omezení.

Řídíme rychle

Může se stát, že např. zaspíte na přijímací pohovor do práce svých snů. A šance stihnout to včas tu pořád je! Z filmů možná víte, jak taková zběsilá jízda může vypadat… Ranní kafe si do auta určitě neberte, protože byste ho celé vylili. Pneumatiky kvílí v ostře projetých zatáčkách, noha prudce střídá brzdu a plyn, takže jste buď zaboření hluboce do sedačky, nebo máte čelo skoro na předním skle. U semaforu se vyplatí být co nejdříve – tu zelenou možná ještě stihnete natěsno projet. Ručička paliva vám klesá téměř před očima. Pokud byste to hnali až do extrému, pojedete prostě až na samé hranici rizika, bohužel nepředpokládané okolnosti můžou mít drastický dopad.

Já osobně se snažím neriskovat, když už tedy musím jet rychle. Spotřeba benzinu se každopádně při podobné jízdě může pohybovat kolem 10 l/100 km. Pokud už musíte riskovat, riskujte jen pokutu, ne nehodu.

I v projektech samozřejmě někdy úplně nejvíc záleží na čase. Může to být proto, že jste vše nechali na poslední chvíli. Nebo prostě chcete být rychlejší než konkurence. Popřípadě je pro vás smluvený termín svatý (a penále za nedodržení příliš drahé).

Obchodní balík si můžete nechat doručit expresně, do 24 hodin namísto do 3 dnů. Ale stojí to třeba 10× více. Platit lidem přesčasy nebo je nechat pracovat i o víkendech vám projekt taky prodraží. Stejně tak dodavatelé budou chtít značně odlišné ceny, když po nich chcete práci expresně. Prodraží se to, ale projekt tak dokončíte rychleji. A když pořád nestíháte, práce se nejspíše neodvede v takové kvalitě nebo v takovém rozsahu, jak se očekává.

Řídíme levně

Pokud jste se nikdy dříve nezaměřovali na řízení auta s ohledem na co nejnižší spotřebu, je to dost zajímavý zážitek. Nejdůležitější je pokud možno plynulá a efektivní jízda. Nejlépe vůbec nebrzdit a využívat setrvačnosti! Budete vrhat vražedné pohledy na chodce, kvůli kterým jste museli na přechodu zastavit (hlavně se pak teda zase rozjet…) a zvýšit si tak průměrnou spotřebu. Pokud víte, že někde budete muset zastavit, můžete přestat přidávat plyn už dávno předtím a dojet to setrvačností. To se ale nemusí líbit řidičům za vámi, kterým se bude zdát vaše tempo pomalé. Rozhodně je lepší zkoušet to, až když jsou cesty prázdné. Každý motor navíc má nejnižší spotřebu v určitých otáčkách. Takže třeba na dálnici byste nejeli nejlevněji při 130, ale při 110 km/h (záleží na motoru a převodovce). A pokud chcete opravdu šetřit, vypněte si klimatizaci, která spotřebu zvyšuje. Takto se dá průměr srazit až na 6 l/100 km.

Pokud jste ochotni počkat, nebo dělat kompromisy v kvalitě, dá se samozřejmě ušetřit i v projektech. Někdy je to jen otázka delšího a poctivějšího výběru dodavatele či čekání na sezonní období příznivějších cen. Když například stavíte rodinný dům, není takový problém vybrat si do koupelny levnější obklady, postavit kolem pozemku levnější plot, popř. ho vynechat úplně. Když se musíte vejít do rozpočtu, sami zjistíte, na kterých věcech se dá ušetřit a na kterých ne. Dobrým příkladem mohou být třeba webové stránky pořizované firmou. Zvládne vám je udělat i student za pár tisíc, ale pokud skutečně chcete, aby reprezentovaly firmu a dobře vás prodávaly, zapojíte do jejich tvorby i 6 profesionálů (grafik, textař, kodér, programátor,…).

Řídíme s ohledem na kvalitu

I když je možná obtížné definovat kvalitní jízdu autem, pro mě je tento způsob trochu kompromisem mezi těmi předchozími dvěma. Tedy dojet tam, kam potřebujete, bez riskování, zbytečného ztrácení času a zvyšování krevního tlaku ostatním řidičům nebo jiným účastníkům silničního provozu. Hlavně nehavarovat, neplatit pokutu, nepoškodit auto a pokud možno nepřijet pozdě. Většinou se jede nejlépe, když udržujete plynulost silničního provozu, i když to někdy může znamenat, že stejně jako všichni ostatní pojedete místy trochu rychleji, než je předepsaná rychlost. S tímto stylem jízdy mívám průměrnou spotřebu mezi 8 až 8,5 l /100 km.

V projektech to pak znamená hlavně to, že chcete dosáhnout co nejlepšího výsledku, tedy dosažení kvalitního cíle a očekávaných přínosů. V praxi to znamená, že neuspěcháte hned samotný počátek projektu a ujasníte si pořádně, čeho vlastně chcete dosáhnout. V průběhu projektu kladete největší důraz hlavně na analýzu potřeb, návrh řešení a průběžnou kontrolu kvality. Když objevíte nekvalitu, snažíte se ji odstranit i za cenu zpoždění a vyšších nákladů.

Co je nejdůležitější pro Váš projekt?

Řízení auta, jak jsme si ukázali, má mnoho společného i s řízením projektů. Jednoduše řečeno, často si musíte vybrat, jestli chcete šetřit, spěcháte, nebo je pro vás naprosto prvořadý výsledek. Z hlediska řízení projektu je pro manažera projektu často nezbytné vědět, co je pro něj nejdůležitější a čemu má tedy dát přednost (bude volit menší zlo). Čím více se projekt blíží ke konci, tím více se vám bohužel zužuje manévrovací prostor řízení projektu v parametrech času, nákladů a dosažených cílů. Někdy si tento prostor ohraničíte dost pevně už např. při podpisu smlouvy o dílo.

Priority projektu jsou někdy očividné. Pořadatelé olympiády mají pevně daný termín her, takže jejich prioritou bude čas. Pokud byste vlastnili obraz malíře Rembrandta a chtěli nechat provést jeho renovaci, asi na ni nebudete spěchat a kvůli úsporám ji zadávat známému, který pěkně maluje.

Co je důležité uvědomit si nakonec? Mohlo by se zdát, že jsme pevně svázáni trojimperativem, žonglujeme s časem, náklady, cíli a nic moc se s tím nedá dělat. Částečně je to pravda. Ale máte přece jen více možností. Vraťme se k přirovnání k řízení auta na též trase:

Stále platí, že musíme volit kompromis mezi časem, penězi a kvalitou výsledku. Musíte prostě hrát s rozdanými kartami. Pokud jste ale zadavatel nebo projektový manažer, pak na začátku mícháte a rozdáváte karty z velké části právě vy!

Článek vznikl ve spolupráci s firmou ITeuro a byl se svolením uveřejněn i na jejich firemním blogu.


Odběr novinek

Chcete-li být stručně upozorněni na nové články a aktuality, přidejte si RSS kanál tohoto webu do čtečky zpráv nebo přihlaste svou emailovou adresu k odběru novinek přibližně jednou měsíčně:

Vaše emailová adresa:

Ochrana soukromí: Vaše emailová adresa zůstane zachována v naprosté tajnosti a nebude nikdy nikomu poskytnuta. Novinky jsou zasílány formou stručného textového emailu jednou nebo maximálně dvakrát měsíčně. Odběr můžete kdykoli ukončit pomocí odkazu uvedeného na konci každého emailu.


2016 © Ing. Mira Vlach – Všechna práva vyhrazena



skolenipm.cz