Kdo zvedá ležící štafetový kolík?

Shrnutí: Je více důvodů, proč některé projekty trvají mnohem déle, než by se dalo stihnout. My se podíváme na syndrom štafetového kolíku a představíme nejúčinnější první pomoc.

Samozřejmě, ne všechny projekty spěchají. Třeba „dostavět u našeho domu přístavbu pro tchýni“, do toho se leckdo nepohrne a nikdo se tomu moc divit nebude. Ale kromě takovýchto podobných, a kromě projektů s pevným termínem (např. odevzdání diplomky – na což je vždycky ještě času dost), je u většiny projektů dobrý důvod, proč je dokončit brzo. Bez velkých zbytečných odkladů, pokud na ně už jinak dozrál čas a okolnosti. Předěláte svůj nepěkný web a o to dříve se vám budou ozývat noví zákazníci. Vyměníte v domě okna a o to dříve začnete šetřit na vytápění. Doplňte si sami, jaké přínosy očekáváte od svých plánovaných projektů.

Jednou z příčin zpoždění je syndrom štafetového kolíku. Místo aby se běžela štafeta, tj. po dokončení jednoho úkolu se hned začal navazující úkol, tak štafetový kolík se válí někde na zemi a nejenže nikdo ani neví, kde zůstal, on ho dokonce ani nikdo nehledá. Jeden v týmu na svůj úkol zapomene, všechna další práce na něj čeká, ale nikdo mu úkol nepřipomene – to je prostředí, ve kterém se rodí úmorné dlouhé projekty.

Diagnóza: štafeta desetibojařů

Štafeta 4x100 metrů se dá zaběhnout v rekordním čase 36,84 sekund, když ji běží jamajští sprinteři. Když ji poběží malé děti ve škole, tak možná 2 minuty. A když ji poběží vytížený a nesehraný projektový tým, tak jejich čas by klidně mohl být 6 hodin. Teda pokud by vůbec doběhli. Realizace projektu totiž v praxi málokdy vypadá jako prioritní štafetový běh v co nejrychlejším čase. Mnohem častěji je to s nadsázkou spíše jako štafeta desetibojařů, pokud by se běhala. První běžec, namotivovaný úvodní schůzkou, rychle zaběhne první stovku, jenom aby zjistil, že kolega musí jít s omluvou právě házet oštěpem a štafetu zaběhne později. Když o dvě hodiny později stovku zaběhne i třetí desetibojař, položí štafetový kolík na zem (rozuměj – např. pošle email), protože je přece odpovědnost dalšího běžce, aby si ho řádně převzal. Tým štafetu doběhne, až když je na světelné tabuli mezi dvěma posledními týmy, které štafetu ještě nedokončili.

Podobně se chováme i my v projektech – daly by se často stihnout i řádově rychleji, kdyby na nich všichni pořádně zabrali a práce plynule běžela, byť třeba i poklidným radostným tempem. Nejhorší je, když se na projektu nic neděje a nikdo se ani na nic neptá. Přispívá tomu prostředí a vytíženost lidí, kdy i domluva termínu schůzky dvou lidí je často obtížně řešitelný problém.

Jóó, kdyby jen všichni takhle spěchali při dokončování projektu… (Obrázek: FreeDigitalPhotos.net / autor chrisroll)

Jak ten kolík dostat do cíle co nejdřív?

Už z logiky věci je nereálné, aby plynule a s nejvyšší prioritou běžely všechny projekty. Pokud máte na starost jen jeden klíčový projekt a ostatní můžete hodit za hlavu, neměl by to být až takový problém – pomůže vám nejvíc pečlivé naplánování a pak důsledné dodržování harmonogramu spolu s proaktivním předcházením problémům.

Naopak největší problémy se dají čekat při realizaci většího počtu stejně důležitých projektů najednou, kdy můžete skončit jako Buridanův osel, nejistý do čeho se vlastně pustit dříve.

Optimální nastavení projektového prostředí je sice vždy individuální, tady je přesto pár tipů jak urychlit realizaci projektů:

• Projektová dieta – čím méně souběžných projektů, o to plynuleji budou pravděpodobně dokončeny. V případě krize některé běžící projekty podle potřeby a možností zrušte nebo pozastavte.
• Nastavte na začátku vhodně vztahy se zbytkem týmu – bude tým lépe a ochotněji pracovat, když se pasujete do role neomylného bosse nebo chcete být spíše pomocník a koordinátor projektového týmu na cestě ke společnému výsledku? Lidé asi chtějí tak trochu obojí – sebevědomé vedení i slušné zacházení a možnost seberealizace.
• Odměňujte členy týmu za výsledek projektu – jasná vazba na úspěšné dokončení projektu motivuje lidi k tomu, aby se o práci přihlásili sami a nečekali, až ji přidělíte.
• Nastavte pravidelnost – efektivně vedené schůzky projektového týmu (pravidelně, stručně a bez rušení), popř. jakékoliv jiné pravidelné skládání účtů v týmu, které zaručí, že se práce hýbe dopředu.
• Promluvte si s nefunkčním členem týmu a v nejhorším ho vyměňte – nepřehlížejte dlouhodobě nízkou výkonnost lidí. Hlídejte spolupracovníky, aby dodávali slíbené úkoly. Pokud se jim to nedaří, promluvte si s nimi, nabídněte pomocnou ruku a jako krajní řešení, bude možná nejlépe se s nimi slušně rozloučit a najít náhradu.
• Odstraňte „zásek“ – pokud některý úkol brzdíte právě Vy, zatněte zuby a udělejte svou práci. Většinou to předem vypadá obtížnější, než to je. Pomozte ostatním, pokud narazí na problém.
• Nebuďte přehnaný perfekcionista – dokonalost je super, ale není zaručeno, že se jí vůbec někdy dočkáte.
• Buďte na chvíli „nemilosrdný dráb“ – když to nejde jinak, dostaňte z lidí krátkodobě rychlé výsledky, i když se jim to nemusí líbit. Odřízněte je třeba od světa, zavřete se někde a stůjte jim za zadkem nebo to dodělejte s nimi, odvezte je na víkend pryč – cokoliv bude možné a potřebné. Chtějte výsledky, výsledky, výsledky. Podobně jako ve sportu, i v práci lidé nakonec většinou sami ocení, když z nich někdo dokáže dostat to nejlepší, pokud za sebou pak vidí něco skvělého. Navíc se to dá udělat šikovně tak, aby se u toho i bavili.
• Do čeho se pustit – pokud nejste schopni rychle dát dohromady přehled, kterou práci je třeba právě nejvíce udělat, budete muset vylepšit systém vedení poznámek o svých úkolech a projektech.
• Jednoduchý a pravidelně kontrolovaný přehled o portfoliu projektů – když vám dá vedení (váš šéf) jako projektovému manažerovi plnou důvěru, naprosto volnou ruku a zřekne se jakéhokoliv monitoringu postupu prací, může vám to lichotit, ale asi vám prokáže medvědí službu. Pravidelný přehled top managementu o průběhu hlavních běžících projektů napomáhá diskuzi o prioritách projektů a pomáhá manažerovi udržet dobré tempo projektu.

Rychlost dokončení určitě není všechno. Někdy může mít projekt jiné priority, třeba dodržení rozpočtu nebo kvalitu výsledku. Přesto, nebo možná právě proto – je zbytečné nechat projekt zbytečně usnout a pak to narychlo dohánět, popř. projekt úplně křísit. Zkrátka nenechte štafetový kolík opomenutě ležet. A co funguje při udržování tempa projektu vám?