Ing. Mira Vlach - projektové řízení, informatika a marketing

Ing. Mira Vlach > Články > 5 zákonů řízení projektů – porušujete je?

5 zákonů řízení projektů – porušujete je?

9. 1. 2012, napsal Ing. Mira Vlach:

Shrnutí: Existuje jen pár pravidel, které lze vztáhnout na jakýkoliv projekt. Těch několik, které existují, by měla dodržovat každá firma, která chce být úspěšná. I přesto se často nedodržují, což má nepříznivý dopad na úspěšnost projektů.

Lze vůbec nalézt obecná pravidla, která platí bez výjimky pro všechny projekty? Projekty jsou různé – od stavařů přes pružně fungující IT firmu až třeba po armádní výzkumné projekty. Nabídnout jednotná doporučení pro jejich řízení, která by vyhovovala všem, je proto velmi těžké. I vás samotné pravděpodobně nejvíc zajímají konkrétní zkušenosti a postupy z vašeho oboru. To, jak projekty řídí třeba jaderní fyzikové, už bude zajímat jen opravdové fajnšmekry.

Každá firma nebo organizace má nějaký vlastní způsob, jak řídit projekty. Někde jsou postupy velmi neformální, jinde se využívá např. kontrola pomocí týdenních porad vedení. Existují však i firmy, kde je zavedena projektová kancelář, která nad projekty dohlíží, a není tak možné vynechat některé požadované kroky nebo metody. Poradci projektového řízení se Vás můžou snažit přesvědčit, že byste měli použít právě tu nebo onu nejlepší metodu projektového řízení. Vy však můžete vnitřně cítit, že to pro vás není to pravé.

Zkuste se zamyslet nad tím, zda dodržujete následujících 5 zákonů řízení projektů. A pokud ne, jaké to má dopady? Každý zákon je možné porušit. A také se často v praxi porušují. Je však třeba počítat s následky – v případě projektů s vyšší pravděpodobností neúspěchu projektu.

1. zákon: Pracujte na těch nejpodstatnějších věcech a cílech.

Než začnete projekt, rozhodněte se, na čem byste vlastně měli pracovat. Co je nejdůležitější z hlediska dlouhodobého úspěchu vaší firmy? Projekty by měly v první řadě podporovat firemní poslání a dlouhodobou firemní strategii. Měli byste mít jasnou představu o tom, jak by měl váš úspěch vypadat. Nezacílenost firemních aktivit je problém. Pokud cestujete z Brna, směr vaší cesty se bude zásadně lišit v závislosti na tom, jestli se chcete dostat do Prahy, Bratislavy nebo do Ostravy. Někdy jsou přesto projekty bohužel realizovány tak, že se ani přesně neví, kam se chce dojít, a tápe se mezi několika cíli. Zde pomůže, když máte jasno o kritériích úspěšnosti. Jak konkrétně rozpoznáte dlouhodobý úspěch firmy, i úspěch každého jednotlivého projektu? Čím vám projekt pomůže, když bude dokončen? V rámci teorie řízení projektů je toto řešeno doporučeními k řízení portfolia projektů. Rozlišují se také cíle a přínosy projektu. Celá tato oblast je především v kompetenci vedení firmy, resp. zadavatele projektu. Projektový manažer má poradní roli a plní svěřené zadání.

2. zákon: Pracujte efektivně.

Už víte, co byste chtěli. Ale jak to udělat co nejšikovněji? Pokud umíte pracovat tvrdě, je to výborné, ale když umíte navíc pracovat chytře, je to lepší. Hloupě můžete postupovat třeba z hlediska manažerského (např. lidi demotivujete svým chováním) nebo volby strategie řešení projektu (budete např. vytvářet něco, co byste si mohli snadno někde koupit za zlomek ceny). Důležitá je také volba vhodných nástrojů. Malý test efektivity práce v souvislosti s volbou nástrojů:

O tom, jak bude cíle dosaženo, by měl rozhodovat hlavně projektový manažer spolu se svým týmem, přičemž se samozřejmě pohybuje v rámci určitého zadání a daných mantinelů. Mantinely však mohou být jen imaginární, dané rutinou, neznalostí a chybějící představivostí.

3. zákon: Jasně rozdělte role a odpovědnosti.

Mějte jasně rozdělené role a odpovědnost, zejména v oblastech:

Prostředí, kde všichni dělají všechno, se neosvědčují. To poznáte sami nejpozději ve chvíli, kdy „se neudělá“ důležitý úkol, protože si všichni budou myslet, že ho udělá někdo jiný. Nejčastěji se tento problém řeší jednoznačným jmenováním lidí do pozic sponzora projektu (někdy též garanta či zadavatele) a manažera projektu, včetně určení lidí v jeho týmu. Řízení tohoto týmu, včetně rozdělení rolí a odpovědnosti, je pak v kompetenci manažera projektu.

4. zákon: Projekt svěřte schopným lidem.

Vedení a řízení svěřte kompetentním a schopným lidem s vnitřním odhodláním. Ideální je, když je takový celý realizační tým. Důležitá je také motivace a týmová hra – tým z třetí ligy může ve sportu klidně porazit tým z první ligy, i když kvalita jednotlivých hráčů může být jasně na straně zkušenějšího týmu.

Kdo je odpovědný za to, když je pro projekt vybraná nevhodná skupina lidí? Zjednodušeně řečeno je to hlavně vedení firmy/zadavatel, popř. projektový manažer, pokud do toho může mluvit. Ve chvíli tvorby týmu se však sklízí úroda dlouhodobé personální politiky a poctivé manažerské práce na (ne)rozvoji lidí v týmu. Lze zvážit i zapojení externistů. Každopádně platí, že kdo chce ostatní zapálit, musí sám hořet.

5. zákon: Méně je někdy více.

Méně je někdy více. Je snadné mít velké oči, ale dejte si pozor, abyste ukousli takové sousto, jaké dokážete sníst. Pokud hrozí, že se rozmáchnete až moc, rozvrhněte si projekt tak, abyste včas rozhodli, kdy jej ukončit a aby z něj i tak byly pokud možno nějaké využitelné výstupy. Ve většině případů je lepší realizovat a dotáhnout projekt ve skromnější podobě, než skončit s nedokončeným zastaveným megalomanským projektem. Souvisí to nicméně s mírou nejistoty, ochotou přijímat riziko a s dopady případného úspěchu nebo neúspěchu. Podobně jako v horolezectví je důležitý soudný výběr cíle, posouzení přípravy, rizik, náročnosti trasy atp. I po nejlepší možné přípravě se horolezci při nepříznivých podmínkách a komplikacích často raději vrátí a nesnaží se za každou cenu vylézt až na vrchol. Jde opět o zákon ve společné kompetenci zadavatele a projektového manažera.

Co s těmito zákony? Promyslete je a porovnejte je s pokračováním v dalších článcích.

Ať už máte ve firmě jakoukoliv metodiku nebo postupy, měli byste zohledňovat zmíněné zákony a snažit se je maximálně naplňovat. Nemusíte s nimi možná úplně souhlasit, ale podle mého přesvědčení vystihují z velké části univerzální podstatu řízení projektů. Budu rád, když se nad každým ze zákonů zamyslíte v souvislosti se svými projekty. Můžete pak své závěry porovnat při čtení dalších článků této série, kdy každý ze zákonů bude rozepsán do samostatného článku, s dalšími podrobnostmi, příklady i doporučeními.

Všechny články série:

Článek vznikl ve spolupráci s firmou ITeuro a byl se svolením uveřejněn i na jejich firemním blogu.


Odběr novinek

Chcete-li být stručně upozorněni na nové články a aktuality, přidejte si RSS kanál tohoto webu do čtečky zpráv nebo přihlaste svou emailovou adresu k odběru novinek přibližně jednou měsíčně:

Vaše emailová adresa:

Ochrana soukromí: Vaše emailová adresa zůstane zachována v naprosté tajnosti a nebude nikdy nikomu poskytnuta. Novinky jsou zasílány formou stručného textového emailu jednou nebo maximálně dvakrát měsíčně. Odběr můžete kdykoli ukončit pomocí odkazu uvedeného na konci každého emailu.


2016 © Ing. Mira Vlach – Všechna práva vyhrazena



skolenipm.cz