Shrnutí: Okamžik, kdy se rozhodnete pro realizaci konkrétního projektu, je magický a předurčující. Existuje rčení „řekni mi co čteš a já ti řeknu, jaký jsi“. Pojďme se inspirovat tímto rčením a prohlásit: „Řekni mi, jaké projekty sis vybral k realizaci, a já ti řeknu, kde bys mohl být za několik let“.
Projekty jsou pro firmu, popř. jakoukoliv organizaci, většinou hlavní nástroj k provádění změn a dosahování strategie. Ať jsou řízeny formálně nebo neformálně, pojmenovávány jako projekty nebo klidně i jinak, pořád jsou stejně důležité. Můžou sloužit např. pro získání konkurenční výhody, přizpůsobení se vývoji na trhu nebo zásadní nové legislativě, zásadní změně výrobních kapacit, zavedení nové služby/výrobku atp. Prostě zejména důležité náročné cíle, které by se jinak problematicky řešily v rámci ustálených procesů.
Pokud se na výše uvedeném shodneme, musí vám být jasné, proč jsem právě toto téma vybral v úvodním článku série jako první z pěti zákonů řízení projektů.
Projektové řízení má z pohledu manažera pomáhat tomu, ať věci dělá co nejefektivněji. Když nemáte jasno o vizi, poslání a strategii firmy, nepotřebujete projektové řízení. Nemá smysl hloubat o efektivním řízení projektu, který vás má někam dostat, když nejdřív musíte řešit to, kam se chcete dostat. Když se rozhodnete jít špatným směrem, je už málo podstatné, jestli tam půjdete krokem nebo poběžíte.
Firma může klidně mít i více cílů, oborů působení, vyvíjet současně velký počet nových produktů atp. Bohužel každá firma má jen omezené zdroje. Proto, než se rozkročíte hodně doširoka (spustíte velké množství projektů, jinými slovy rozhodnete se chytat více zajíců najednou…), musíte dobře zvážit, jestli to dokážete v turbulentním podnikatelském prostředí ustát. Nemusí jít jen o to, že vám dojdou peníze na financování. I z hlediska řízení a zapojení lidí platí, že pokud je projektů méně, máte vyšší šanci na jejich úspěšné dokončení. Když jich bude až moc, dopadnou pravděpodobně téměř všechny mizerně. Vize, poslání a dlouhodobá strategie pomáhají určit, jak své zdroje použijete. Efektivní projektové řízení Vám pak už jen pomůže v tom, se tam dostat rychleji a efektivněji.
Zatímco projektový manažer má na starost řízení konkrétního projektu, vedení firmy musí řešit především řízení portfolia projektů. Zjednodušeně řečeno – musí na základě dostupných informací rozhodovat, který projekt spustit, který ne, který později, kterému dát v případě nutnosti vyšší prioritu před ostatními. Řízení portfolia je o dělání správných věcí. Řízení projektů je o dělání věcí správně.
Návrhů a nápadů na možné projekty může být hodně. Příliš mnoho projektů běžících zároveň však přináší dost problémů. Jedním z nich je nežádoucí multitasking, kdy máte hodně rozdělané práce a nic z toho není dlouho hotovo. Než mít rozečteno např. 30 knížek najednou, je lepší číst je spíše po jedné, po dvou. Stejně tak si student na VŠ nezapíše 5 zkoušek na jediný den s měsíční celkovou přípravou, ale raději si je rozdělí, aby se na ně mohl učit a skládat je postupně. Další problém souběhu více projektů může být přetěžování sdílených zdrojů, kdy se pak projekty navzájem brzdí.
Řízení portfolia projektů bude snadnější a koncepčnější, pokud budete mít pravidla pro:
Při rozhodování o spuštění nebo nespuštění projektu se často potkává intuitivní rozhodování se snahou hledat tvrdá měřitelná kritéria. Členové vedení např. cítí, že by něco měli realizovat (tj. spustit konkrétní projekt), ale ne vždy jsou schopni si to dostatečně racionálně zdůvodnit právě tvrdými měřitelnými kritérii. Zde bývá řeč hlavně o finančních ukazatelích návratnosti projektu jako je ROI, IRR či NPV, které jsou využívány při schvalování investic. Problém je, když máte porovnávat snadno měřitelnou investici s projektem, který má přinést zejména nefinanční přínosy. Převádění nefinančních přínosů na finanční ukazatele je hodně subjektivní, značně kreativní a ukazatele většinou vyjdou podle přání otce myšlenky. Jestli vám není jasné, o čem mluvím, zkuste si měřitelně vyčíslit, v čem by se firmě vrátila investice do zřízení firemní školky pro děti zaměstnanců.
Čím lépe se dají odhadnout náklady, doba trvání a pracnost u všech zvažovaných projektů/investic, tím lépe se rozhoduje, které z nich realizovat. Druhou stranou mince je kalkulace nebo úvaha, co mi realizace projektu přinese. Ideální je, když jste schopni posoudit obě strany mince u všech zvažovaných projektů. Třetí aspektem ve hře jsou rizika jednotlivých projektů.
U obtížně odhadovaných projektů může hrát velmi užitečnou roli studie proveditelnosti. Při rozhodování vás může velmi dobře vést metoda logického rámce (LRM), která Vás nutí hledat měřitelná kritéria i pro nefinanční přínosy, ovšem bez nutnosti násilně je převádět do finančních ukazatelů návratnosti.
Hlavně u projektů, od kterých se čekají především nefinanční přínosy (např. právě ono zřízení školky pro děti zaměstnanců), bude při rozhodování vždy prostor i pro intuici manažerů. Potřebují umět rozhodnout, co je pro firmu to nejdůležitější a do čeho investovat zdroje. Oba extrémy, rozhodování jen na základě číselných ukazatelů nebo intuitivní rozhodování, můžou z dlouhodobého hlediska firmu poškozovat – vést např. k depresivnímu firemnímu prostředí nebo k rozmařilému plýtvání penězi a ztrátovosti.
Zásadní je přitom umět správně rozlišit cíle a přínosy projektu. Díky tomu můžete projekty nejen lépe posuzovat a spouštět, ale také vyhodnocovat zpětně přínosnost projektů.
Dosud jsme se bavili o úrovni vedení firmy, tedy hlavně rozhodování o řízení portfolia projektů. Tytéž principy se ale dají uplatnit i v nižších úrovních, tedy i při řízení už schváleného projektu. Práci vám může hodně usnadnit, když se občas zamyslíte, co je „neořezatelné“ jádro vašeho projektu, bez něhož by ani neměl smysl, a co jsou jen věci nabalené kolem. Ve chvíli, kdy se dostáváte do skluzu, zkuste projekt zjednodušit a/nebo zaměřit se na to nejpodstatnější.
V dalším díle seriálu se budeme věnovat druhému zákonu – Pracujte efektivně.
Všechny články série:
Článek vznikl ve spolupráci s firmou ITeuro a byl se svolením uveřejněn i na jejich firemním blogu.
Chcete-li být stručně upozorněni na nové články a aktuality, přidejte si RSS kanál tohoto webu do čtečky zpráv nebo přihlaste svou emailovou adresu k odběru novinek přibližně jednou měsíčně:
Ochrana soukromí: Vaše emailová adresa zůstane zachována v naprosté tajnosti a nebude nikdy nikomu poskytnuta. Novinky jsou zasílány formou stručného textového emailu jednou nebo maximálně dvakrát měsíčně. Odběr můžete kdykoli ukončit pomocí odkazu uvedeného na konci každého emailu.
2024 © Ing. Mira Vlach – Všechna práva vyhrazena