Ing. Mira Vlach - projektové řízení, informatika a marketing

Ing. Mira Vlach > Články > Svěřte projekt schopným lidem (4. zákon řízení projektů)

Svěřte projekt schopným lidem (4. zákon řízení projektů)

17. 10. 2012, napsal Ing. Mira Vlach:

Shrnutí: Neviditelný strop kvality výsledku je z velké části předurčen nejschopnějším členem projektového týmu a je velmi obtížné dosáhnout výrazně lepšího výsledku. Zázraky proto nečekejte. Zatímco tým překoná očekávání jen výjimečně, výkon pod hranicí schopností je mnohem pravděpodobnější a častější.

Kdo je odpovědný za to, když je pro projekt vybraná nevhodná skupina lidí? Zjednodušeně řečeno je to hlavně vedení firmy nebo zadavatel, popř. projektový manažer, pokud do toho může mluvit. Ve chvíli tvorby týmu se však sklízí úroda dlouhodobé personální politiky a poctivé manažerské práce na (ne)rozvoji lidí v týmu. Lze zvážit i zapojení externistů. Každopádně platí, že kdo chce ostatní zapálit, musí sám hořet.

Zázraky raději nečekejte – výsledek odpovídá složení týmu

Chcete opravdu kvalitní výsledek projektu? Mějte reálná očekávání ohledně toho, jakou práci dokáže tým odvést. Zázraky, tedy dosažená kvalita přesahující reálný potenciál týmu, se dějí jen výjimečně. Potom jsou výsledkem skvělého vedení, mimořádně poctivé práce a mnohem více ovlivněny náhodou. Proto budou výsledky v lepším případě odpovídat přibližně schopnostem realizačního týmu (pokud bude pečlivě hlídaná kvalita a projekt bude dobře řízen), ale častěji bude výsledek spíše zklamáním (pokud kvalita moc hlídána nebude a zanedbáte řízení projektu).

Příklad: Od podprůměrných a málo zkušených řemeslníků nemůžete čekat perfektně zhotovenou koupelnu. Pokud máte vlastní zkušenosti a budete nad nimi stát jako dráb, možná se společně s velkým úsilím dopracujete k průměrnému výsledku. Naopak pracovník zvyklý odvádět vysoký standard kvality práce se bude snažit ji odvádět i nadále a nebude se mu zamlouvat, když má práci nepřiměřeně urychlit nebo ošidit. Neviditelný strop kvality výsledku je tedy předurčen nejschopnějším (většinou nejzkušenějším) členem projektového týmu a je velmi obtížné dosáhnout lepšího výsledku – i proto, že nezkušený tým prostě často ani neví, jak by ta žádoucí kvalita měla vypadat.

Trochu výjimkou snad může být jen situace, kdy je „neschopný“ pracovník pověřen tím, aby vyřešil nějaký úkol a našel pro něj externího dodavatele. S nadsázkou – i tento velmi neschopný pracovník může náhodou či (díky chvilkovému osvícení) najmout někoho velmi schopného, kdo tento projekt zrealizuje výborně.

U projektů všeho druhu mají mimořádný význam vybraní dodavatelé, popř. noví neprověření členové týmu v odborných rolích. Jejich význam ještě roste, pokud jde o typ projektu, s nímž zatím máte jen minimum zkušeností – protože tam jste o to více odkázáni na cizí odbornost a kvalitu provedení. Někdy pomůže mít nad realizátory alespoň kvalitní nezávislý odborný dozor, což je běžné např. ve stavebnictví.

Pokud si to můžete v rozpočtu dovolit, rozhodně bych doporučil využití specializovaných externistů nebo firem s lidmi, kteří výrazně přesahují odborností kmenové členy vašeho týmu. Ti pak mohou pomoci najít lepší řešení vzhledem k vašim očekáváním a rozpočtu.

Neméně důležité je i to, jaké dovednosti a profese ve vašem týmu úplně chybí. Bez zapojení architekta nejspíše nepostavíte dům, který by vyčníval stylem, odvahou, vkusem a novým přístupem. Bez architekta postavíte z hlediska designu spíše běžný neoriginální dům, jakkoliv bezchybně může být díky jiným profesím postaven. Stejně tak bez člověka se zkušeností v PR se vám pravděpodobně nepodaří dostat svůj projekt do zpravodajství médií, ačkoliv by si to projekt možná zasloužil a někdo s PR zkušenostmi by to zvládl.

Když členy týmu a dodavatele vyberete bezmyšlenkovitě, můžete projekt už předem odsoudit k nezdaru, problémům nebo slabým výsledkům. Dobře vybraný tým a dodavatelé sice výborný výsledek automaticky nezaručují, ale výrazně zvyšují šance na potěšující výsledky projektu.

Aby tým dobře fungoval…

Jak bylo zmíněno – odbornost a schopnosti můžou být limitujícím faktorem kvality výstupů. Jsme ale lidé, a protože Tomáš se s Martinem nemůže vystát, tak skládání týmu není až tak jednoduché. Tým snů, složený z výkvětu těch nejlepších a nejschopnějších, může klidně fungovat i dost mizerně. Výkonnost týmu záleží na více faktorech, nejvíce však na kombinaci osobností v týmu, sehranosti členů a schopnostech manažera-lídra.

Přijmeme pro tuto chvíli předpoklad, že vedení lidí je z velké části vrozená dovednost a proto ji v tomto článku nebudeme rozebírat do detailů. Není to ale ani důvod házet flintu do žita – i když nemusíte mít dispozice stát se manažerem roku, pořád se můžete zkušenostmi a pílí vypracovat na alespoň průměrného manažera.

Každopádně při fungování a vedení týmu existují určité zákonitosti, které stojí za to zmínit:

Jednorázový úspěch projektu vs. dlouhodobý rozvoj lidí

Jedna z dalších věcí, na které byste měli myslet při obsazování lidí do týmů, je jejich dlouhodobý rozvoj. Samozřejmě to hraje roli spíše v organizaci, ve které lidi přecházejí po dokončení na další projekt, chtějí se seberealizovat a vy jako jejich šéf chcete mít zároveň úspěšné projekty.

Nejvíc se dá naučit praxí. Na klíčové projekty budete chtít nasadit své nejlepší lidi a týmy, nicméně pokud dlouhodobě budou dostávat šanci jen ti nejzkušenější, skončíte s omezeným výběrem elity a nezkušeným zbytkem. V klidnějších obdobích menšího počtu zakázek a u méně významných projektů je vhodná chvíle pro rozvoj méně zkušených lidí. Dbejte na to, aby perspektivní zaměstnanci měli možnost odborně i osobnostně vyrůst, někdy i za cenu chyb. Velmi může pomoci i program mentoringu, kdy se méně zkušený nováček učí pod dohledem zkušeného kolegy (někdy též označováno jako junior nebo senior pozice). Pomoci při obsazování týmů vám může také prioritizace projektů.

V příštím článku zakončíme seriál 5. zákonů řízení projektů tím, že se podíváme na pátý zákon Méně je někdy více.

Všechny články série:

Článek vznikl ve spolupráci s firmou ITeuro a byl se svolením uveřejněn i na jejich firemním blogu.


Odběr novinek

Chcete-li být stručně upozorněni na nové články a aktuality, přidejte si RSS kanál tohoto webu do čtečky zpráv nebo přihlaste svou emailovou adresu k odběru novinek přibližně jednou měsíčně:

Vaše emailová adresa:

Ochrana soukromí: Vaše emailová adresa zůstane zachována v naprosté tajnosti a nebude nikdy nikomu poskytnuta. Novinky jsou zasílány formou stručného textového emailu jednou nebo maximálně dvakrát měsíčně. Odběr můžete kdykoli ukončit pomocí odkazu uvedeného na konci každého emailu.


2017 © Ing. Mira Vlach – Všechna práva vyhrazena



skolenipm.cz