Ing. Mira Vlach - projektové řízení, informatika a marketing

Ing. Mira Vlach > Články > Méně je někdy více (5. zákon řízení projektů)

Méně je někdy více (5. zákon řízení projektů)

27. 11. 2012, napsal Ing. Mira Vlach:

Shrnutí: Méně je někdy více. Je snadné mít velké oči, ale dejte si pozor, abyste ukousli takové sousto, jaké dokážete sníst. Pokud hrozí, že se rozmáchnete až moc, rozvrhněte si projekt tak, abyste včas rozhodli, kdy jej ukončit a aby z něj i tak byly pokud možno nějaké využitelné výstupy.

„Lepší vrabec v hrsti než holub na střeše.“

„Miřte až na Měsíc. I když se netrefíte, stejně skončíte mezi hvězdami.“

Dvě rčení, která si z velké části protiřečí. Jedno je pragmatické a drží se při zemi. Druhé je spíše inspirativní a motivační. V prvním případě hrozí, že kvůli přílišné opatrnosti nerozvinete dostatečně svůj potenciál nebo aktivně nevyužijete nabízející se příležitosti – zatímco vaše konkurence třeba ano. Druhý výrok zní poeticky, ale zavání hráčskou vášní a skrytým rizikem. Kosmonauti, kteří by minuli Měsíc a letěli by neřízeně do neznáma k neprozkoumaným hvězdám (bez možnosti návratu), by k poetice tohoto dobrodružství asi řekli své.

Na téma „méně je někdy více“ bych mohl místo článku napsat celou knihu. Jen by to znamenalo mnohem více práce a nejspíš bych ji proto v návalu ostatní práce ani nedopsal, nevydal, a tudíž by si ji pak nikdo nepřečetl. Článek je mnohem rychlejší, méně pracný, splní podobnou funkci a právě si ho čtete.

Stejně tak se vy musíte rozhodnout, který projekt stojí za to realizovat, a pokud za to stojí, tak jak ambiciózně ho pojmout. Zvažte pracnost, náklady, přínosy, rizika, vazbu na svou strategii a dlouhodobé cíle. Koncipovat chystanou akci raději pro padesát, sto nebo tři sta účastníků? Natočit scénář filmu raději s rozpočtem 2 milióny nebo 20 miliónů? Investovat do rozšíření výrobních kapacit a snažit se být špička na trhu, nebo raději jenom udržovat stávající stav a nezadlužovat se v dobách nejistoty? Vzít rizikovou (ale potenciálně hodně výdělečnou) zakázku nebo nevzít?

Snad vám ve vašem rozhodování pomůžou i následující úvahy a postřehy:

Bez čeho se projekt obejde a bez čeho ne?

Projekty mají často tendenci zvětšovat svůj záběr, někdy dokonce docela nenápadně. Když už budeme dělat rekonstrukci koupelny, co kdybychom udělali při jednom i novou kuchyň? Když už děláme ten nový web, tak co konečně předělat i firemní logo? Často jde o různé dobře míněné zlepšující připomínky, které sice projekt vylepšují, ale také jej většinou komplikují a rozpočet pak roste. V angličtině je tento efekt nazýván scope creep. Je to právě projektový manažer, kdo si musí umět ohlídat hlavní cíl, rozpočet i termín a ostatní v jejich požadavcích přiměřeně krotit. Důležité je umět rozpoznat co je z hlediska dosažení přínosů na projektu podstatné a co ne.

Jaký je váš „hlad po riziku“?

To nejsnadněji dostupné ovoce bývá na stromu obráno jako první, takže ty nejšťavnatější kousky pak zůstávají na místech, kde se ostatní bojí. Zejména pokud chcete vyniknout v konkurenčním prostředí (anebo prostě chcete jen nejlepší kousky ovoce, které jsou bohužel až nahoře na stromě), tak se občas riskování asi nevyhnete. To se může týkat jak samotného výběru projektů, tak i způsobu jejich realizace, ambicióznosti atp. V tomto by měli mít jasno především lídři organizace a stanovit nepřekročitelné meze rizika, resp. upřesnit chuť po riziku (v angličtině risk appetite). Klíčové je pak umět špatný projekt i včas zastavit, dříve než se z něj stane černá díra polykající nenávratně vaše peníze.

Závěrem

Ve většině případů je lepší realizovat a dotáhnout projekt ve skromnější podobě, než skončit s nedokončeným zastaveným megalomanským projektem. Souvisí to nicméně s mírou nejistoty, ochotou přijímat riziko a s dopady případného úspěchu nebo neúspěchu.

Tímto článkem je zakončen seriál 5. zákonů řízení projektů, který představil pravidla, která jsou podle mého názoru společná pro opravdu jakýkoliv projekt napříč obory.

Všechny články série:

Článek vznikl ve spolupráci s firmou ITeuro a byl se svolením uveřejněn i na jejich firemním blogu.


Odběr novinek

Chcete-li být stručně upozorněni na nové články a aktuality, přidejte si RSS kanál tohoto webu do čtečky zpráv nebo přihlaste svou emailovou adresu k odběru novinek přibližně jednou měsíčně:

Vaše emailová adresa:

Ochrana soukromí: Vaše emailová adresa zůstane zachována v naprosté tajnosti a nebude nikdy nikomu poskytnuta. Novinky jsou zasílány formou stručného textového emailu jednou nebo maximálně dvakrát měsíčně. Odběr můžete kdykoli ukončit pomocí odkazu uvedeného na konci každého emailu.


2017 © Ing. Mira Vlach – Všechna práva vyhrazena



skolenipm.cz